Slackで情報を管理しやすく。NAFTが連絡でLINEを使わない理由

こんにちは。
NAFTは昨年の後期からサークル内での連絡をSlackというツールを利用しています。
それまではLINEを使って連絡を取っていました。
今回は
「なぜLINEからSlackにしたのか」
「そもそもSlackとはなんなのか」
「Slackにしてみて」
という3つのテーマで記事を書いていきたいと思います。

LINEをやめてSlackにした理由

LINEの問題点

Slackに移行するまでLINEを利用していました。
しかしNAFTはその組織構造上、プロジェクトやチーム、大会参加組などさまざなグループに別れて活動することが多く、LINEではその活動を見渡すことができずにいました。
2016年度後期に組織体制の見直し、安全管理体制の再整備を進めていく中で、団体の活動が把握できない、情報を共有できない、ということは大きな問題でした。
また、全体のグループで発言すると重要な情報が流れてしまうので、発言しにくいという問題点もありました。

グループコミュニケーションツールの選定

そこで別のツールを使おうということになったのですが、何を使うのかという点で候補に上がったのが「Chatwork」と「サイボウズLive」、「Slack」でした。
ChatWorkは日本製のコミュニケーションツールで、チャットはもちろんのこと、タスク管理やファイル共有等もできるツールです。
サイボウズLiveも日本製のコラボレーションツールで、チャットよりも掲示板やカレンダー、ToDoなど多機能であることが特徴です。
Slackは海外製のコミュニケーションツールで、基本的な機能はすべてチャットに集約されますが、BOTや豊富な連携ツールなどによって機能を拡張できます。

この3つのツールの無料プランを比較して、以下の理由からSlackを選びました。

1. チームでの利用に適している

Slackはチームでの利用を前提に作られていますので、アカウントに紐付けられたチーム内のオープンチャットはすべて内容を確認することができます。
（オープンチャット以外には参加者のみに閲覧できるプライベートチャットがあります。）
（ChatWorkも有料版だとできるようですが詳細はよくわかりませんでした。）
これによって懸案であった団体の全体の活動状況を確認できるようになりました。

2. 拡張性が高い

Slackでは連携ツールが多く作られていて、それを導入するだけでSlack上でGmailを確認したり、ツイッターの通知を見たりすることができます。
Slackでメールの受信通知やツイッターの通知を受け取れるため、その内容を全体で共有しやすくなりました。

3. iOS、Androidのアプリがある

スマホ上で通知を受け取ったり情報をすばやく確認するために、アプリがあることは必須条件でした。
これに関してはChatWorkもありますが、自分の環境（Android）で通知が来なかったことも考慮に入れました。
（導入後Slackの通知がiOSで来ない場合がありましたが、導入前段階では問題なかったので…）

4. 英語のツールがカッコイイと思った

これに関しては、導入後「え、日本語版ないの？」とよく言われましたがありません！英語のツール使ってる団体ってなんかかっこよくないですか？

5. そういえばこんな理由も

導入を検討している時期のSlackのHPに火星探査ローバーのキュリオシティが載っていました。たしかそこでも使われてるよって書いてあったんですけど、これも大きな理由のひとつだと思います。
無意識のうちに惹かれてしまったというか…

Slackってどんなツール？

前項で利点として特徴をいくつか挙げてしまいましたが、NAFT内で利用した説明スライドも用いながらLINEとの違いにも触れながら説明していきたいと思います。
まずSlackをできるだけ簡単に、わかりやすく、簡潔に言うと
「LINEみたいな、LINEよりみんな(大人数)で利用するのに適したサービス」
です。チームコラボレーションツールとも呼ばれる部類に入ると思います。

チームやメンバー、チャンネルの考え方

Slackではまずはじめに「チーム」が存在します。チームはいくつも作ることができ、それぞれにツールを連携したり、設定を適用したりできます。

「チャンネル」はLINEでのグループに当たるものですが、オープンチャンネルはチーム内の全員が閲覧できます。

「メンバー」はチームに所属することで、そのチーム内のチャンネルを見たり、チャンネルを作成したりできます。
また、チャンネルに参加することで、発言したり、ファイルをアップロードすることができます。

Slackを実際に利用するにあたって

Slackを実際にNAFT内でのコミュニケーションツールとして導入するにあたって予めチャンネルを作ったり、いくつかルールを設けたりしました。

予め作成したチャンネル

• g_open-chat: NAFTに関係する事で、全体に周知するほどではない事を話すチャンネル
• g_naftnaftnaft: なんでも書いていいチャンネル
• general: 全体に周知する事や連絡等を書くチャンネル
• g_mail: Gmail通知用チャンネル
• twitter: ツイッターでつぶやいたことが通知されるチャンネル
  など

予め作成したチャンネルのうちg_の付くものは全体に関係のあるということを示しています。また、各プロジェクト関係のチャンネルは頭にpsb_やnrdのようにプロジェクトの略称をつけることでわかりやすくしました。

また、全体で利用する上3つのチャンネルは #general > #g_open-chat > #g_naftnaftnaft の順で重要度が高く、#generalには周知が必要な事以外流さないというルールを設けました。
それによって、重要な連絡が埋もれてしまうことがなく確認しやすくなりました。

定めたルール

運用上設けたルールは以下の3つです。

• #generalには周知が必要な情報以外流さない
• 名前は
  usernameは自由に設定
  first nameを 名前(ローマ字) / あだ名
  last nameを 名字(ローマ字)
  で設定する
• 出来る限りDMでやり取りをしない

最初のルールは情報を見落としたり、流されたりすることがないように決めました。

2番めの名前に関するルールは、メンバーをタグ付けする際に名前やあだ名で自動的に候補が上がるようにするため、3つ目は情報の透明性を高めるためにさだめました。

slackにした結果

連絡手段をLINEからSlackに変更した結果、当初の目的であった情報の共有をしやすくなるという目的は十二分に果たすことができました。
それ以外にもgmailやTwitterが確認しやすくなったり、何を発言してもいいチャンネルによってコミュニケーションの量が増えたりした部分もあります。
また、SlackとLINEをプライベートとサークルで使い分けることでメリハリをつけることもできたと（個人的には）思っています。

Slackを使ってみた感想についてはまた別でまとめたいと思います。